Por Dulce Pontaza/TEC de Monterrey

¿Cuántas veces has estado en una junta para atender un asunto que quizá pudo resolverse en un mail? ¿Has estado presente en una reunión, de más de una hora, en la que no se cumplen los objetivos? ¿Eres de los que sólo escuchan y no expresan sus opiniones en las juntas?  El doctor Jaime García Narro, Decano Asociado de Educación Ejecutiva de Egade Business School en entrevista con Tec Review comparte una serie de puntos para llevar a cabo juntas efectivas.

Las juntas efectivas son aquellas en las que se logra maximizar la satisfacción de todos los participantes, en las que se cumplen las metas y objetivos en el tiempo que se había previsto. “De nada sirve una junta donde gana uno y pierden todos o una junta donde nadie gana, o dónde además se generó un conflicto”, comparte el también profesor del Tecnológico de Monterrey.

Objetivo

Una de las claves fundamentales para llevar a cabo juntas efectivas es tener claro el objetivo, es decir, saber el por qué se hará la reunión y qué es lo que se discutirá. Todos los participantes deben de tener claro cuál es el propósito de ésta, así como el mismo nivel de información, es decir, en caso requerir algún material, todos los integrantes tienen que visualizarlo antes para poder hacer aportaciones.

“Todo lo anterior es muy básico pero es muy importante, ya que si llega una parte del grupo con información y otra sin ésta habrá una sensación de incomodidad porque todos están hablando de un tema y la una parte no tendrá la menor idea de lo que se está hablando, esto podría echar a perder a junta”, explicó el doctor García Narro.

Tiempo

Tradicionalmente se delimita el tiempo que durará la junta, esto para respetar las agendas y los tiempos de los integrantes.  Sin embargo, durante la reunión, pueden surgir otros temas por los que valdría la pena extender la junta.

“El líder debe ser abierto a, por un lado, respetar la agenda y los tiempos, pero por otro, a ir descubriendo si la junta y los participantes deben de permanecer un poco más; hay que pedir  permiso, invitar, y estar sensible a que los que demás quizá no puedan”.

“Yo no lo veo como una mala práctica. Si el tema lo merece o si situación es intensa, valiosa o relevante que se puede extender la junta”, consideró.

Horizontalidad y equidad

“Si tú quieres que la junta sea valiosa, útil y puedas llegar a acuerdos, hay que escuchar todos los argumentos que de discutan”, aseguró el Decano Asociado de Educación Ejecutiva de la EGADE.

”Algo que pasa en las juntas es que a veces las personalidades de cada participante dramatizan un poco. Está el controlador, el que siempre quiere opinar, el que no dice nada, el que da la contra”.

El líder tiene que tener la capacidad de detectar estas personalidades, dar la posibilidad de que todos participen desde su perspectiva, que sean considerados y escuchados.

Personas, no máquinas

Según, el Decano Asociado de Educación Ejecutiva, una de las cosas que siempre se  deben tener presentes es que se trabaja con personas, no con máquinas. “Las personas tienen emociones y, aunque en los ambientes organizacionales muchas personas lo manejan con una máscara fría, al final de cuentas hay cientos de emociones en una junta en distintas personas”.

El líder debe ser lo “emocionalmente inteligente” para detectar las emociones que se están experimentando, observar los tonos de voz, las formas de hablar, detectar si en el discurso de los participantes hay sarcasmo, discriminación o exclusión, esto para reconducir la junta cuando antes de que ésta suba de tono.

“La junta se puede convertir en un modelo de convivencia dentro de la organización. Si el líder maneja este respeto, equidad e inclusión es una forma de ir sembrando esa misma cultura en la organización”.

No olvidar la junta anterior

Relacionar los acuerdos o temas vistos en la junta anterior es uno de los puntos fundamentales para lograr continuidad.

“La junta tiene que iniciar recuperando los acuerdos y  logros o metas no cumplidas de la junta anterior para después empezar a construir la nueva semana, mes, semestre o año”, dijo el decano.

“La práctica de concatenar las juntas a lo largo del tiempo se vuelven muy importante porque esa es la memoria de la organización, puesto que así no se van perdiendo proyectos, programas o información valiosa”, señaló García Narro.

Retroalimentación

Según el profesor del Tec, una de los puntos que no se abordan en las juntas es el cuestionar a los integrantes qué les pareció o con qué se quedan.

“Que el líder se atreva a decir y preguntar a sus participantes: ¿Cómo te quedas con esta junta? ¿Te fue satisfactoria? ¿Te pudiste expresar? ¿A lo que llegamos te convence? ¿Tuviste un espacio justo? De tal forma que el líder y los participantes vayan aprendiendo de cada junta cómo hacer una mejor”.

“Si tienes la rutina y la disciplina de al final, entre tres o cuatro minutos, repasar el cómo la vivimos, cómo la manejamos, cómo nos sentimos, faltas o aciertos, eso te va a dar mucha experiencia y te va permitir afinar”, infirió.