La “etiqueta” en la oficina

21 de Marzo del 2014.

La etiqueta de oficina puede resultar difícil en estos días de constante comunicación digital, espacios de trabajo abiertos y ejercicio en la oficina. Para obtener ayuda en encontrar la manera de comportarse correctamente, un libro escrito por Vicky Oliver, una consultora de carrera ofrece consejos sobre todo, desde cómo conducirse en el cubículo hasta la etiqueta de correo electrónico.

301 Smart Answers to Tough Business Etiquette Questions (301 respuestas inteligentes a preguntas difíciles sobre etiqueta en los negocios) también cubre modales para la mesa del siglo XXI y qué hacer cuando estás sentado entre dos personas aburridas en una cena de negocios.

Uno de los cambios más importantes de la vida de oficina del siglo XXI es la ubicuidad de los dispositivos como smartphones y tablets. Oliver advierte de varias prohibiciones. A pesar de que todo el mundo lo hace, no escuches tu reproductor de música en el ascensor. “El uso de audífonos es como ponerse un cartelito de “No molestar”, dice ella. Así enviarás un mensaje a tus compañeros para que te dejen en paz, un gesto poco amistoso en el mejor de los casos.

Tampoco revises tus mensajes de correo electrónico en el elevador, añade. “Elevadores y los pasillos son puntos clave para generar interacciones amigables y positivas con tus compañeros. Utilízalos.

Oliver también tiene algunos consejos opuestos sobre cómo navegar las oficinas abiertas y cubículos. Aunque la arquitectura de cubículos parece sugerir que los trabajadores están disponibles para la interrupción en todo momento, a la mayoría de nosotros nos gusta tener nuestro espacio vital y laboral.

No sólo irrumpas, anuncia tu llegada, ya sea verbalmente, diciendo “hola” o “toc toc”. Haz una pausa antes de entrar. Considera también llamar o enviar un correo con anticipación y preguntar si puedes pasar a una hora determinada.

Cuando se trata de comunicación, ya sea por teléfono, texto o correo electrónico, Oliver dice que muchos de nosotros tenemos que reaprender la etiqueta. Sobre los mensajes nocturnos, a Oliver no le gustan, ni siquiera los de correo electrónico. Si tienes una idea brillante a medianoche, escríbela, pero déjala como borrador y envíala a las 9 de la mañana del día siguiente.

Lo mismo ocurre con los jefes. Oliver dice que una falta de etiqueta del jefe es acosar a sus empleados con mensajes a deshoras o durante los fines de semana.

Si recibes un mail de tu jefe en sábado, dice, estará bien si respondes después de 24 horas. “Estarás siendo más que amable al responder en domingo”, dice.

A continuación 10 tips destacados de etiqueta de negocios:

1. Toca antes de entrar en un cubículo.

Trate de acercarse desde la línea de vista de su colega. Haz una pausa antes de entrar, pregunta si es un bien momento para hablar.

2. Llama o escribe antes de llegar.

En vez de dirigirte directamente hacia el cubículo de tu colega, ponte en contacto con él con anticipación y pregunta sobre el momento más conveniente para visitarlo.

3. No dejes mensajes de voz cuando sepas que la persona está fuera.

La media noche no es un buen momento para dejar un mensaje de voz o enviar una nota. Si tienes una idea brillante en la madrugada, escribe un correo electrónico y ponlo en tu carpeta de borradores. Haz clic en “enviar” hasta las 9 de la mañana siguiente.

4. Si eres el jefe, no envíes correos electrónicos exigentes el fin de semana.

A menos que tu equipo esté en el cierre de un proyecto muy importante, redacta tus instrucciones durante el fin de semana, pero no las envíes sino hasta el lunes por la mañana.

5. Si recibes un email del jefe durante el fin de semana, puede tomarte un día para responder.

No se puede ignorar solicitud de fin de semana de un jefe por completo, pero se puede esperar 24 horas antes de responder. Está bien establecer un límite alrededor de tu tiempo personal.

6. No uses audífonos en el elevador o el pasillo.

“Usar tapones para los oídos es como ponerte un gran cartel de no molestar”, dice Oliver. Se envía el mensaje de que quieres que te dejen en paz.

7. No revisar el correo electrónico en el vestíbulo o elevador.

“Eso es actuar como si estuvieras en un tanque de aislamiento”, señala Oliver.

8. No toques los alimentos de tus colegas en el refrigerador de la oficina.

Los límites son importantes en el intenso entorno de oficina de hoy. Eso incluye respetar el hecho de que tú no compraste ese yogur, no importa cuánta hambre tengas.

9. Viste un escalón arriba del look casual de oficina.

Mark Zuckerberg podrá usar sudadera, pero tú debes usar una camisa con cuello y manga larga.

10. Usa el humor para recuperarte de un paso en falso.

¿Has hecho o dicho algo que viola las reglas de etiqueta? Búrlate un poco de ti mismo. Enviar un email después del penoso hecho, será en parte disculpa, en parte broma autocrítica