*La tecnología ha traído mayor conocimiento de los clientes y adecuaciones para los especialistas en la planificación de eventos.

EMPRESAS MONTERREY.- La industria de eventos y convenciones a nivel mundial sigue adecuándose a consecuencia de la situación sanitaria que estamos atravesando. Mientras las reuniones virtuales y el trabajo remoto llegaron para quedarse, los viajes de negocios y las convenciones cara a cara siguen siendo extremadamente importantes.

A decir de Ana Paula Hernández, Vicepresidente de BCD Meetings & Events de BCD Travel para Latinoamérica, el cuidado de los asistentes y la seguridad son lo más importante hoy día y según una encuesta hecha recientemente a viajeros, arrojó que el 76% de los encuestados consideran que los viajes de negocios los ayuda a realizar su trabajo de manera más eficiente, mientras que el 66% señaló que la principal debilidad de las reuniones y eventos virtuales es la falta de interacción, destacando el entusiasmo por reunirse en persona.

Cabe destacar que Meetings & Events tuvo en el último cuatrimestre del año alrededor de 200 eventos, en los cuales predominó en un 70% los congresos virtuales y en un 30% los presenciales, y contemplan que para el segundo semestre de este año el porcentaje sea de 60-40 respectivamente. Y los sectores que muestran mayor actividad son el financiero, automotriz, retail, así como el  de marcas de lujo y el médico, éste último generando más de 60 millones de pesos para la empresa.

Sin duda, la virtualidad impulsó a los organizadores de eventos a recopilar mayores datos de los asistentes y de esta forma saber cómo estaban interactuando en un evento: en dónde se sintieron más a gusto, a qué sesiones eligieron asistir y cuánto tiempo permanecieron en ellas, cómo interactuaron con otros asistentes, entre otros aspectos.

Asimismo, la virtualidad también abrió los eventos a una audiencia global, permitiéndole a las organizaciones ampliar su alcance y compromiso. Por ello, en este 2022, los planificadores de eventos cambiarán a un rol más importante, es decir, como diseñadores de eventos, ya que mirar a las convenciones solo desde una perspectiva logística ya no tiene sentido; los especialistas en eventos deberán considerar el diseño de una reunión que involucre a los asistentes en cada paso de su viaje.

En su oportunidad Eva Isla, quien encabeza la gerencia de Cuentas en BCD Meetings & Events México, hizo énfasis en los aspectos relevantes que debe contemplar un planificador de eventos, tales como: ¿Cuál es el propósito del evento?, ¿Quién es la audiencia? ¿Qué estamos tratando de lograr? Comprender en primer lugar por qué estás realizando un evento y definir cómo lograr que sea exitoso. Y aquí es donde entra la tecnología, como una herramienta para crear una comunidad con la cual interactuar durante todo el año, ya que los planificadores tendrán la tarea de crear un espacio en línea en el que los asistentes puedan participar permanentemente para obtener acceso a contenido, enviar información y ser parte de una comunidad interactiva.

En general, existe un gran optimismo en torno al regreso a los eventos presenciales, y con ello viene una oportunidad para construir nuevas estrategias de contenido e involucramiento basadas en la información, que sean capaces de captar y mantener la atención de los asistentes mientras crean valor para ellos, así como para su negocio y sus clientes. Actualmente se están reactivando tanto destinos de ciudad, como de playa.

En lo que respecta a Latinoamérica, muchos clientes están dejando de lado lo virtual para iniciar nuevamente con pequeños eventos presenciales, tomando en cuenta que éstos ayudan a desarrollar un mayor sentido de pertenencia y conexión humana. En este sentido México, Brasil y Colombia son los países donde se ve una franca recuperación, no solo por el tamaño, sino también por la madurez de la industria de eventos y las empresas que requieren de dichos servicios.

En tanto, para aquellos que todavía no se arriesgan a hacerlo cara a cara, deben verse atraídos por herramientas tecnológicas, tales como realidad aumentada para cautivar a audiencias a través de formas creativas e innovadoras de entretenimiento. La conexión emocional juega un rol importante, es decir, el “contar historias” de forma poderosa hace diferencia en el involucramiento de los asistentes, al permitirle a las marcas conectarse con su audiencia a un nivel emocional, compartiendo visiones y cultivando una sensación de exclusividad.

A pesar de la complicada situación en torno al tema de eventos y reuniones, la empresa que forma parte de BCD Travel tiene buenas noticias, ya que ha registrado 2 años récord desde una perspectiva comercial, con la incorporación de nuevos clientes, particularmente en el sector de Life Sciences, que eligió a Meetings & Evets como socios estratégicos de reuniones y eventos en LATAM. Además, la empresa ha reforzado su estrategia virtual y digital, con lo cual ha ayudado a sus clientes a ofrecer nuevas experiencias de una manera más innovadora y creativa. De esta forma cerró el 2021 con un crecimiento del 60%, esperando algo similar para este año y con un 99% de clientes recurrentes.

Por último, agregó Ana Paula Hernández, “hemos incorporado a Costa Rica, Panamá y Colombia como mercados propios de BCD M&E, para que nuestra presencia en la región sea más fuerte que nunca, lo cual no llena de orgullo, pero también de un enorme compromiso”.